Kecanggihan teknologi menghasilkan banyak penemuan yang memudahkan hidup manusia, termasuk di bidang pekerjaan. Salah satunya adalah ESS atau employee self service yang secara khusus dikembangkan untuk bidang HR (human resource) atau sumber daya manusia.
Sebuah perusahaan dengan segala aktivitas di dalamnya membutuhkan manusia sebagai pekerja. Meski aktivitas perusahaan juga mengandalkan peralatan atau mesin, namun keberadaan pekerja tetap diperlukan.
Pengertian Employee Self Service
Istilah ESS atau employee self service mungkin sudah sering terdengar di kalangan pekerja kantoran. Namun istilah tersebut juga bisa terdengar asing bagi orang-orang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di perusahaan. Jika Anda akan terjun ke bidang pekerjaan yang berkaitan dengan sebuah perusahaan, maka harus tahu arti dari istilah tersebut.
Pengertian ESS atau employee self service adalah sebuah sistem yang memungkinkan karyawan dapat mengakses berbagai data penting yang berkaitan dengan statusnya dalam perusahaan. Data yang dapat diakses melalui portal tersebut antara lain data diri, absensi, tugas harian, jadwal kerja, cuti hingga slip gaji.
Employee self service juga dapat diartikan sebagai sistem yang memudahkan bagian HRD untuk mengelola data karyawan secara lebih sistematis dan profesional. Employee self service juga dapat dikategorikan sebagai software yang manfaatnya memang diperuntukkan bagi operasional perusahaan.
Dalam pemanfaatannya, employee self service menggunakan teknologi cloud. Seluruh data yang berhubungan dengan karyawan disimpan dalam satu server. Siapa saja yang mengakses data tersebut harus terhubung dengan sambungan internet. Bisa disimpulkan bahwa employee self service adalah teknologi penyimpanan data berbasis internet.
Manfaat ESS bagi Perusahaan
Employee self service bisa dikatakan sebagai sebuah penemuan canggih untuk kebutuhan perusahaan. Sudah tentu sistem tersebut diciptakan agar memudahkan pekerjaan. Manfaat dari sistem tersebut juga terbukti dapat dirasakan oleh perusahaan dan karyawan. Berikut adalah manfaat ESS.
1. Memudahkan Kerja Staf HRD
Manfaat dari adanya sistem employee self service yang paling dirasakan adalah tugas dan pekerjaan staf HRD yang jadi lebih mudah. Sebelum adanya sistem ini, seluruh data karyawan tersimpan secara manual. Kemudian data tersebut jadi bisa disimpan dengan lebih aman dan sistematis melalui software ini.
2. Waktu Kerja Lebih Efisien
Dengan pekerjaan yang jadi lebih mudah, staf HRD bisa menghemat lebih banyak waktu kerja. Pasalnya pekerjaan menata data karyawan dan melakukan update pada data tersebut tidak lagi memakan waktu yang lama. Sistem employee self service bermanfaat dalam memangkas waktu bekerja menjadi lebih efisien.
3. Karyawan Mudah Mengatur Kebutuhan
Dalam satu sistem ESS, karyawan bisa mengatur semua urusannya secara lebih cepat dan mandiri. Misalnya ketika akan mengajukan cuti, karyawan bisa memanfaatkan sistem tersebut tanpa harus melakukan pengajuan cuti secara manual. Selain itu, urusan melakukan pekerjaan lain juga jadi lebih mudah karena sistem tersebut juga menampilkan job description.
4. Produktivitas Kerja Meningkat
Ketika ada banyak pekerjaan yang bisa disederhanakan melalui sistem employee self service, maka hal itu akan berdampak pada meningkatnya produktivitas kerja karyawan. Karyawan jadi lebih punya banyak waktu untuk melakukan pekerjaan lain. Hal ini berlaku bagi karyawan HRD maupun bagian lain.
5. Perusahaan Semakin Berkembang
Hasil dari produktivitas kerja karyawan yang semakin meningkat, maka perusahaan bisa semakin berkembang. Manfaat yang satu ini memang tidak akan terwujud begitu saja ketika perusahaan sudah menggunakan sistem employee self service. Harus ada manajemen yang tepat pada kerja karyawan, maka tujuan ini akan tercapai.
6. Akses Data secara Akurat
Sistem ESS menyediakan informasi berupa data yang akurat. Misalnya, ketika seorang karyawan mengalami penurunan gaji, maka ia bisa melihat penghitungan gajinya secara rinci pada sistem tersebut. Di samping itu, data karyawan yang tersaji juga cukup akurat serta terus diperbarui sesuai perubahan yang terjadi.
7. Meningkatkan Keamanan Data
Data bagi sebuah perusahaan merupakan aset penting. Sebelum adanya teknologi dan sistem yang canggih seperti sekarang ini, data berisiko mengalami kerusakan bahkan hilang sebab disimpan secara konvensional. Sistem employee self service hadir untuk masalah tersebut dengan meningkatkan keamanan data sehingga terhindar dari berbagai risiko.
Contoh Penerapan Sistem Employee Self Service
Salah satu contoh penerapan sistem employee self service adalah absensi online bagi karyawan. Sistem tersebut biasanya dihadirkan dalam bentuk aplikasi yang bisa diakses melalui perangkat smartphone oleh setiap karyawan. Jadi karyawan bisa melakukan absensi secara online dan mandiri dari mana saja.
Adanya aplikasi tersebut memungkinkan karyawan bisa melakukan absensi tanpa terlebih dahulu datang ke kantor. Cara ini berguna apabila karyawan memiliki tugas pekerjaan tertentu yang harus diselesaikan di luar kantor. Sementara jika harus melakukan absensi ke kantor, maka akan membuang waktu.
Dari absensi yang terekam setiap harinya, karyawan bisa melakukan tracking sendiri langsung pada aplikasi untuk melihat tingkat kehadirannya. Dengan begitu, karyawan bisa mempertanggungjawabkan sendiri pekerjaannya tanpa menunggu teguran dari atasan. Dengan kata lain, sistem ini juga membantu karyawan untuk menjaga kualitas kinerjanya.
Selain absensi mandiri secara online, sistem employee self service juga menyajikan data atau informasi karyawan secara akurat. Ketepatan data melalui sistem ini terjamin kebenarannya sebab karyawan sendiri yang melakukan input data, mulai dari data pribadi, pendidikan hingga prestasi dan pengalaman kerja.
Sistem employee self service yang memungkinkan karyawan melakukan perubahan data melalui aplikasi memberikan keuntungan bagi perusahaan, khususnya bagian HRD. Karena staf di bagian tersebut tidak harus memasukkan data karyawan satu persatu dan melakukan perubahan. Adanya sistem ini berguna untuk mengurangi human error.
Contoh lain penerapan sistem employee self service adalah untuk keperluan menghitung gaji. Hitungan gaji karyawan secara rinci dapat diproses otomatis menggunakan sistem ini. Staf yang bertugas pada bagian ini jadi lebih mudah melaksanakan tugasnya, karena tidak lagi menghitung gaji karyawan secara manual.
Dari pengertian ESS beserta manfaatnya untuk perusahaan dan contoh penerapannya, banyak yang kemudian menyadari pentingnya sistem ini. Tujuan akhirnya adalah mencapai keuntungan maksimal bagi perusahaan.
Tidak hanya tentang bagaimana memaksimalkan kinerja karyawan, Anda sebagai pemilik perusahaan juga harus tahu cara memberikan proteksi maksimal untuk kendaraan. Miliki asuransi mobil sebagai perlindungan tepat bagi kendaraan. Kunjungi cekpremi.com untuk memperoleh informasi lengkap tentang pilihan produk asuransi.
Referensi: