Apa itu Knowledge Management? Apa saja manfaat dan cara membentuknya? Perlu Anda tahu, bahwa keberhasilan setiap perusahaan bergantung pada pengelolaan pengetahuan yang efektif. Kemampuan untuk mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang, menciptakan efisiensi dan melindungi kekayaan intelektual.
Elemen ini adalah beberapa aspek vital yang perlu dilakukan supaya perusahaan tetap unggul dalam persaingan. Kunci untuk mencapai tujuan ini adalah menggunakan solusi dengan menerapkan manajemen pengetahuan.
Apa Itu Knowledge Management?
Knowledge Management (KM) atau manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin dan proses yang berfokus pada pengumpulan, pengorganisasian, penyebarluasan, dan penerapan pengetahuan untuk mencapai tujuan organisasi, individu atau perusahaan.
Tujuan utama dari KM ini adalah meningkatkan kinerja organisasi dengan memastikan bahwa pengetahuan yang relevan dan tepat waktu tersedia bagi orang-orang yang membutuhkannya. Dalam aspek bisnis, manajemen pengetahuan berusaha untuk mengidentifikasi, menciptakan, menyimpan, berbagi, dan menggunakan pengetahuan yang ada dalam perusahaan.
Aspek ini mencakup pengetahuan yang bersifat eksplisit seperti dokumen, basis data, dan laporan. Termasuk juga pengetahuan yang bersifat tacit seperti pengalaman, keterampilan, dan keahlian individu.
Apa Saja Manfaat dari Knowledge Management System?
Manfaat KM ini sangat beragam dan dapat berkontribusi secara signifikan pada keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari manajemen pengetahuan :
- Penyimpanan dan Akses Informasi yang Efisien
Manajemen pengetahuan memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengorganisir informasi penting dari berbagai sumber secara efisien. Dengan begitu, informasi dapat diakses dengan cepat oleh anggota tim yang membutuhkannya, tanpa perlu mencari dari awal setiap kali dibutuhkan.
- Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Dengan adanya KM, organisasi memiliki akses ke pengetahuan yang terkini dan lengkap. Hal ini membantu para pemimpin dan anggota tim untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan berbasis bukti. Hal ini karena mereka memiliki informasi yang diperlukan untuk menganalisis situasi dengan baik.
- Meningkatkan Inovasi dan Mendukung Cepatnya Perubahan
Knowledge Management memfasilitasi kolaborasi dan berbagi pengetahuan di antara anggota tim. Ketika ide-ide dan pengetahuan tersebar, organisasi cenderung lebih inovatif dalam menemukan solusi baru dan mengembangkan produk atau layanan yang lebih baik.
Pasalnya, sekarang ini dunia bisnis cepat berubah, sehingga organisasi perlu dapat merespons perubahan dengan cepat. Dengan KM, informasi yang relevan dapat dengan mudah diakses. Hal ini memungkinkan organisasi merespons perubahan pasar atau situasi bisnis dengan lebih cepat.
- Peningkatan Kinerja menjadi Lebih Baik
Dengan kemampuan untuk belajar dari pengalaman masa lalu dan menerapkan praktik terbaik, KM membantu meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. Organisasi dapat menghindari kesalahan yang sama, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan efisiensi proses bisnis.
Sistem manajemen pengetahuan yang baik mendorong kolaborasi dan komunikasi antar tim, departemen, dan lokasi yang berbeda. Hal ini memfasilitasi pertukaran ide dan pengetahuan secara lebih terbuka, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi dan kreativitas tim.
- Peningkatan Kepuasan Pelanggan
KM terintegrasi dengan sistem layanan pelanggan, sehingga agen atau tim dukungan dapat dengan mudah mengakses dan berbagi pengetahuan yang relevan saat melayani pelanggan. Dengan akses ke pengetahuan dan informasi yang relevan, tim dapat memberikan layanan yang lebih baik dan lebih responsif kepada pelanggan.
Hal ini dapat meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan dan membangun loyalitas pelanggan yang lebih kuat. Dampaknya, tentu saja kepuasan pelanggan terhadap pelayanan juga semakin meningkat.
Cara Membentuk Knowledge Management dalam Perusahaan
Membentuk Knowledge Management adalah proses untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh individu, tim, atau organisasi secara efektif. Sehingga nantinya pengetahuan tersebut dapat digunakan, dibagikan, dan diterapkan secara optimal untuk mencapai tujuan dan meningkatkan kinerja. Berikut adalah langkah-langkah untuk membentuknya.
- Identifikasi Pengetahuan Kunci
Identifikasi pengetahuan yang penting untuk kinerja perusahaan dan juga mengidentifikasi sumber pengetahuan tersebut. Pengetahuan dapat berupa pengetahuan eksplisit (dokumen, basis data) dan pengetahuan taktis (pengalaman individu, wawasan, pandangan). Mengumpulkan pengetahuan bisa dari berbagai sumber seperti dokumen, laporan, catatan, pengalaman, dan pengetahuan tacit yang dimiliki oleh para karyawan.
- Penyimpanan Pengetahuan
Membuat sistem penyimpanan pengetahuan yang terstruktur dan mudah diakses seperti basis data, repositori, atau platform berbasis cloud. Penyimpanan yang teratur dan terstruktur mempermudah pencarian dan penggunaan pengetahuan oleh anggota perusahaan.
Penyimpanan juga bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi berkala terhadap program manajemen pengetahuan untuk memastikan efektivitasnya. Dalam hal ini, perusahan bisa melakukan perbaikan dan peningkatan berdasarkan umpan balik dari karyawan.
Penyimpanan pengetahuan yang baik juga membantu menghindari risiko kehilangan data atau pengetahuan. Misalnya kehilangan pengetahuan berharga saat karyawan meninggalkan perusahaan atau ketika ada perubahan dalam hal struktur.
- Berbagi Pengetahuan
Mendorong dan memfasilitasi akses berbagi pengetahuan di antara anggota atau karyawan. Memberikan pelatihan kepada karyawan mengenai kebijakan, prosedur, dan teknologi yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan. Pengembangan keterampilan untuk berbagi pengetahuan juga penting dalam meningkatkan efektivitas manajemen pengetahuan.
Ini dapat dilakukan melalui pertemuan, pelatihan, diskusi daring, dan platform kolaboratif lainnya. Manfaatkan pengetahuan yang ada untuk inovasi produk atau layanan baru, serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Seiring kemajuan dunia dalam berbagai hal, terjadi pula perubahan terkait cara menjalankan bisnis.
Supaya bisnis tetap bertahan dan sukses, perusahaan perlu mencari cara yang efektif untuk meningkatkan praktiknya. Knowledge Management System menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan, karena memungkinkan aspek pengumpulan dan penyimpanan semua informasi perusahaan berada di satu tempat.
Informasi tersebut nantinya dapat digunakan untuk peningkatan produk dan layanan bisnis, hingga langkah tepat dalam pembuatan keputusan. Salah satunya adalah berkaitan dengan logistik atau muat barang. Hal ini tentu saja melibatkan kendaraan, misalnya seperti mobil.
Logistik ini sangat penting, karena semakin cepat keluhan ataupun permintaan pelanggan bisa diatasi ataupun terpenuhi itu artinya akan semakin tinggi pula tingkat. kepuasan pelanggan. Maka dari itu, penting untuk mengoptimalkan kinerja kendaraan dengan melakukan pengecekan secara berkala.
Tidak kalah pentingnya adalah memiliki jaminan atas proteksi kendaraan logistik perusahaan atau bisnis. Menggunakan asuransi mobil dari mitra terbaik bisa menjadi solusi. Cekpremi menghadirkan kemudahan bagi Anda yang ingin mendapatkan informasi seputar proteksi asuransi. Miliki jaminan asuransi untuk kendaraan Anda hanya di Cekpremi.com!
Sumber
Softwareseni