Peran staff administrasi dalam suatu perusahaan atau organisasi sangat penting dalam mendukung operasional harian. Bidang pekerjaan administrasi meliputi keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, dan departemen lainnya.
Meskipun demikian, masih banyak orang menganggap bahwa bidang administrasi sebagai pekerjaan yang mudah dan remeh. Padahal syarat umum menjadi pegawai administrasi tidak mudah karena memegang peranan penting dalam perusahaan.
Pengertian Staff Administrasi
Apa itu administrasi? Administrasi merupakan suatu kegiatan perencanaan, penyelenggaraan, pengarahan, dan organisasi agar berjalan lancar. Tidak heran jika staf administrasi adalah salah pekerjaan yang paling perusahaan butuhkan dalam menunjang kelancaran operasional.
Pasalnya, staf administrasi kerap menjadi kunci utama berjalannya berbagai aktivitas perusahaan dengan lancar. Hal tersebut lantaran pegawai administrasi berpengalaman biasanya memiliki manajemen waktu yang baik.
Jika merinci satu per satu, bidang pekerja bagian administrasi meliputi banyak hal dalam operasional perusahaan. Namun di era digital, staff administrasi termasuk pekerjaan berisiko yang akan tergantikan nantinya.
Peran Staff Administrasi
Meskipun sering dianggap remeh, pekerjaan administrasi bukan pekerjaan mudah dan ada beberapa syarat umum pegawai. Hal tersebut tentu saja berkaitan dengan peran administrasi yang tidak mudah meliputi beberapa hal berikut:
Koordinasi Administrasi
Salah satu peran pegawai administrasi dalam perusahaan adalah melakukan koordinasi administrasi dalam menyusun agenda perusahaan. Pegawai administrasi bertugas mengatur jadwal pertemuan, mengirim undangan, serta mengingatkan agenda pada pihak terkait.
Tidak hanya itu saja, pegawai administrasi juga bertugas menangani panggilan telepon masuk dan keluar serta mengarahkan panggilan ke bagian tertentu. Bahkan pekerjaan ini juga bertugas dalam menyambut tamu atau mengatur kebutuhan administrasi kunjungan bisnis.
Pengelolaan Dokumen dan Data
Peran penting staff administrasi yang lainnya berkaitan dengan pengelolaan dokumen dan data perusahaan. Staf bagian administrasi bertugas dalam melakukan pengarsipan, pemrosesan, hingga penyimpanan data atau dokumen penting perusahaan.
Selain itu administrasi turut berperan penting dalam memastikan keakuratan hingga keamanan dari data perusahaan. Bahkan bagian administrasi yang bertugas dalam menyusun serta memelihara data karyawan, rekan bisnis, maupun data pelanggan.
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Bagian administrasi juga turut berkecimpung dalam hal pengelolaan sumber daya manusia (SDM) atau lebih terkenal sebagai personalia. Administrasi bertugas membuat sekaligus memelihara berbagai file terkait karyawan, serta mengkoordinasi kebutuhan administrasi karyawan.
Kebutuhan administrasi karyawan biasanya meliputi masalah pembuatan kontrak, perizinan, serta asuransi karyawan. Tidak hanya itu saja, bagian administrasi juga membantu proses rekrutmen, seperti membuat jadwal interview, mengatur tes, hingga menyimpan data para pelamar.
Dukungan Keuangan
Peran staff administrasi juga mendukung dalam hal keuangan perusahaan dengan cara membantu mengelola keuangan perusahaan. Mulai dari mengatur pembayaran, memantau arus kas, dan membuat laporan keuangan secara sederhana.
Administrasi juga bertugas dalam memelihara serta mengupgrade catatan keuangan, seperti pembayaran, faktur, atau transaksi lainnya. Setelah itu, staf akan melakukan koordinasi dengan bagian finansial masalah dokumentasi dan administrasi keuangan.
Administrasi Umum
Apa saja tugas staf administrasi? Staf administrasi juga memiliki tugas atau peran yang berkaitan dengan administrasi umum. Tugas yang berkaitan meliputi mengelola inventaris kantor termasuk pemesanan hingga pembelian barang inventaris kantor.
Tugas lainnya adalah menyusun laporan dan membuat materi promosi sesuai permintaan, serta melakukan presentasi. Selain itu, bagian administrasi juga bertugas memelihara peralatan dan melakukan pengelolaan perihal surat menyurat.
Komunikasi dan Koordinasi
Staff administrasi memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan terutama perihal komunikasi dan koordinasi. Pasalnya, bagian administrasi yang biasanya melakukan komunikasi atau interaksi dengan karyawan dan pihak eksternal.
Pegawai administrasi bertugas menjawab pertanyaan dan memberikan informasi sesuai keperluan. Berbagai kegiatan internal, seperti rapat, pelatihan atau acara lainnya juga melalui koordinasi oleh pihak administrasi perusahaan.
Jenjang Karir Administrasi
Jika mengetahui secara sekilas mungkin Anda menganggap pekerjaan administrasi sangat mudah dan remeh sehingga siapa saja bisa melakukannya. Padahal pekerjaan administrasi berperan penting dalam aktivitas perusahaan sehingga terdapat beberapa jenjang karier pada bagian ini.
Staff Administrasi Junior
Pada awal memulai karier dalam bidang administrasi, biasanya Anda akan menempati posisi sebagai staff administrasi junior. Meskipun masih dalam tahap awal, namun peran staf junior juga berperan dalam kelancaran operasional perusahaan.
Pegawai administrasi biasanya bertugas menjalankan kegiatan administrasi rutin perusahaan yang masih tergolong ringan. Jenjang ini juga bentuk pemantauan perusahaan terkait skill dan perkembangan Anda guna mempertimbangkan kenaikan jenjang karir.
Staff Administrasi Senior
Setelah menguasai berbagai pekerjaan administrasi dasar, tentu Anda akan mendapat tugas lain yang lebih serius terkait bidang ini. Jika pekerjaan berjalan lancar dan Anda berhasil menguasai, maka Anda bisa menempati posisi sebagai staf administrasi senior.
Orang yang bisa menempati posisi ini biasanya memiliki pengalaman cukup dan menguasai bidang administrasi. Pasalnya, staf administrasi senior bertugas untuk memantau staf junior, mengelola proyek kecil, serta lebih aktif dalam mengambil keputusan.
Supervisor
Jenjang karir staff administrasi lainnya yang tidak kalah menggiurkan adalah sebagai supervisor administrasi. Jabatan ini tentu saja lebih tinggi dari staf administrasi senior dan tanggung jawabnya juga lebih berat.
Supervisor bertugas melakukan pengawasan ke seluruh tim administrasi perusahaan guna memastikan operasional berjalan lancar. Bahkan supervisor akan memimpin sekaligus mengkoordinasi tugas, memberi bimbingan, serta memastikan pemenuhan target kerja.
Manajer Administrasi
Jenjang karir administrasi tertinggi adalah manajer administrasi yang menempati posisi di atas supervisor. Peran manajer berkaitan dengan pengelolaan taktis dan strategis dari fungsi administrasi perusahaan secara menyeluruh.
Peran manajer administrasi meliputi hal perencanaan, pengawasan, serta pengembangan tim administrasi. Selain itu, manajer juga bertugas melakukan koordinasi dengan departemen lain dalam mengambil keputusan terkait bidang administrasi.
Jenjang karir yang bagus membuat penghasilan semakin tinggi hingga memungkinkan membeli mobil baru lengkap dengan proteksi asuransi mobil. Menggunakan asuransi terbaik bisa membantu Anda dalam melindungi serta merawat mobil hasil kerja keras.
Untuk mendapatkan informasi lengkap tentang perusahaan asuransi resmi bisa dengan mengunjungi laman cekpremi.com. Sekian penjelasan tentang pengertian dan peran penting staff administrasi serta beberapa jenjang karier yang menjanjikan dalam bidang tersebut.
Referensi: